COMO PROMOCIONAR UN EVENTO CORPORATIVO

Las mejores estrategias para promocionar un evento corporativo

La organización de un evento corporativo es una de las mejores y más efectivas herramientas de marketing, interno y externo, de una empresa. Pero para sacarle el máximo partido es fundamental que su visibilidad no quede restringida a las personas invitadas, sino que el alcance se expanda lo más posible. Hoy en día existen diversas estrategias enfocadas principalmente, aunque no exclusivamente, en Internet y el social media para promocionar y publicitar debidamente cualquier acto corporativo.

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A continuación, recopilamos una serie de consejos, claves o estrategias que tratan de abarcar todo el espectro de acciones de promoción para actos corporativos.

1) Seleccionar el público objetivo

No se trata de preparar un evento para grandes masas, sino seleccionar los  clientes, profesionales, invitados, ponentes y empleados más idóneos para la consecución de los objetivos de cada evento, que previamente han de definirse lo mejor posible.

Un evento supone una inmejorable oportunidad de hacer networking de calidad, por lo que en la selección de invitados hay que tener en cuenta el prestigio y capacidad de influencia de cada uno de ellos.

2) Innovar, sorprender, seducir…

Es muy importante crear en los invitados experiencias únicas e irrepetibles, que dejen huella en su memoria. Lo cierto es que no es tan difícil de conseguir, solo es cuestión de usar la imaginación y tratar de ir un poco más allá o por un camino distinto al ya profusamente utilizado.

La innovación puede venir tanto del lugar (el continente) donde se realiza el evento como del tema a tratar o acciones y actividades a realizar, es decir: el contenido. Un ejemplo de innovación en el continente consistiría en alquilar un lugar pintoresco (un convento, un faro, una masía, un museo..) en lugar de la típica sala del hotel para organizar una cena de empresa o la presentación del producto.

Respecto al contenido, se puede ser original tanto en el formato, por ejemplo conferencias en forma de intervenciones relámpago de solo unos minutos de duración, como por el uso de las más modernas tecnologías: videoconferencias, mapping, vídeos en 2D o 3D, hologramas, etc.

3) El poder de los detalles

En una sociedad cada vez más impersonal y burocratizada, se agradecen mucho los pequeños detalles, que además cuentan con la ventaja añadida de ser económicos, del tipo: invitaciones escritas a mano en forma de postal, una especie o un detalle ornamental típico de un país exótico, un breve vídeo personalizado, un blog en Internet con fotos graciosas o que capten el lado más humano del evento, etc.

4) Estrategias en las redes sociales

Como hemos comentado anteriormente, actualmente la promoción en las redes sociales es fundamental para situar el evento en una dimensión mucho más amplia y con un alcance superior. Para sacar el máximo partido de las redes sociales es conveniente tener en mente los siguientes consejos:

• Elegir las redes que mejor encajen con el evento y el público al que se quiere llegar. Facebook, por ejemplo, es más general y heterogéneo, pero si se quiere dar una imagen más profesional o corporativa la red ideal es Linkedin.
• Establecer objetivos, acciones y cronogramas con vocación de detalle,  exhaustividad y realismo.
• Tratar de medir los resultados de la forma más cuantitativa posible: número de ventas conseguidas, contactos logrados, etc.
• Si es posible, crear un blog específico del evento o habilitar una pestaña en la web o blog corporativo de la empresa.
• Si se utiliza Twitter determinar un hashtag con el objeto de: caracterizar el acto, animar a los participantes a twittear e, incluso, retransmitir el acto en directo.
• Tratar de viralizar el evento involucrando al máximo a empleados, bloggers y periodistas.
• Alargar temporalmente el acto ofreciendo información antes, durante y después del mismo.
• Retransmitirlo en tiempo real por streaming en canales como YouTube o Google+ y subirlo en Internet para que se pueda visualizar en diferido.
• Dar prioridad a la imagen mediante la publicación de fotos y vídeos en Facebook, Instagram, YouTube, Google+. Pinterest, etc.
• Mantener un feedback rápido y fluido con todas aquellas personas que pongan comentarios y sugerencias.

Las actividades de dentro y fuera de la red están cada vez más interrelacionadas, es decir, las acciones on line y off line tienden a fusionarse y a retroalimentarse. Por lo tanto, los contactos personales con blogueros y personas con influencia de Internet (influencers) van a tener siempre un efecto positivo en la viralizacion de un evento en las redes sociales. Por ello, las acciones de promoción de los eventos deben responder a una estrategia completa e integral, abordando todos los campos posibles de dentro y fuera de Internet, para asegurar una buena promoción y máximo alcance.

COMO ORGANIZAR FIESTAS TEMATICAS

Fiestas temáticas.

Estas  pensando en hacer una fiesta seguramente se habrá pasado por vuestras cabezas la opción de realizar una fiesta temática. Lo cierto es que suelen ser eventos muy divertidos que harán que todos nuestros invitados disfruten como niños. Ahora bien, es necesario tener algunos puntos claros para saber cómo organizar una fiesta temática para adultos.


Pasos para organizar una fiesta temática:

• Si queremos que sea un tema que agrade a todo el mundo, quizá tengamos que perder un poco de tiempo antes de elegirlo. Deberemos pensar en el rango de edad de los invitados y barajar cuáles son sus gustos y preferencias. Seguro que son personas diferentes pero cuentan con cosas en común que se pueden aprovechar para elegir una fiesta temática del agrado de todos.

• Algunas ideas que siempre suelen funcionar bien en las fiestas para adultos, son las fiestas temáticas basadas en épocas históricas (60s, romanos, medieval etc.). Además, también podemos optar por películas, grupos musicales o incluso personajes de cómic.

• Lo más importante es que todos los invitados sepan que se trata de una fiesta temática. Para ello, deberemos realizar tarjetas de invitación con tiempo suficiente para que estos puedan encontrar el atuendo perfecto. Es buena idea realizar esta tarjeta basándonos en la temática que finalmente hemos escogido. Así, tanto las imágenes como la tipografía deberán ser acordes.

• Eres el anfitrión, por tanto, tu atuendo tiene que dar ejemplo. Intenta encontrar el mejor, el más original y el más trabajado. El éxito de esta fiesta pasa por ti, así que ya sea una fiesta sesentera, una fiesta hippie o una fiesta hawaiana, tu misión es meterte en el papel lo máximo posible.

• Si quieres que tu fiesta temática sea 100% única y real, deberás plantearte servir alimentos y bebidas afines con ella. Para esta tarea, Internet puede ser una gran fuente de conocimiento. Bucear por la red en busca de un buen menú temático.

• Por último, no te olvides de lo más importante, la decoración. Puedes seguir buscando en Internet o visionar películas sobre la temática escogida. Además, una buena idea es crear un photocall para reforzar el tema que elijamos.

• Si deseas leer más artículos parecidos a cómo organizar una fiesta temática para adultos, te recomendamos que entres en nuestra categoría de Celebraciones y fiestas.

TEMA DE HOLLYWOOD

TEMA NEON

TEMA COPO

TEMA HIPPÉ 

EL MUNDO DE LOS EVENTOS Y YO

El mundo de los eventos y yo 

Es un tema el cual desarrollo todas las habilidades y destrezas que desarrolle en clases. puedo iniciar definiendo que es un evento.
Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención, entre otros, y que, ya sea por las personas que acudirán a la misma o por el valor y la carga emotiva que un individuo le ponga a una de estas (por ejemplo, el casamiento de una amiga), ostentan un carácter de acontecimiento importantes e imperdible al cual se debe asistir como;

• Boda
• 15 años
• Bautizo
• Fiesta de Cumpleaños
• Actividades Deportivas,culturales,sociales.

Otro tema importante es la evolucion de la tecnologia en los eventos:

La evolución de las nuevas tecnologías y el uso de las redes sociales en la comunicación corporativa están influyendo en la forma como se planifican, ejecutan y evalúan los eventos. Iluminación led, video mapping, códigos QR, apps, tarjetas de visita electrónicas, nuevas tecnologías al servicio de la evaluación del ROI (return on investment)... son solo algunas de las novedades que en los últimos años han ayudado a los profesionales del sector a organizar actos más impactantes de forma más ágil y eficaz

la organización de los eventos en el futuro pasará por contemplar, entre otros, los siguientes aspectos:

Co-creación. La decisión sobre el formato del evento, su programa, etc. ya no recaerá exclusivamente en el organizador, sino que cada vez resultará más importante la participación activa de los asistentes en el proceso de planificación. Gracias a las redes sociales y a otros mecanismos que permiten conocer la opinión del público que asistirá a un evento, se podrán modular formatos que se adaptarán mejor a sus expectativas.

Integración. Los eventos sólo tienen sentido cuando no se convierten en una finalidad en sí mismos, sino cuando forman parte del plan de comunicación corporativo. Y en este plan se integran acciones de publicidad, de relaciones públicas y de marketing directo. Un buen uso de la comunicación integrada permitirá que los actos adquieran más notoriedad y perdurabilidad en el tiempo.

Tematización. Los eventos deben transmitir un mensaje y ser un reflejo de los valores y la personalidad de la entidad que los organiza. En un acto, la puesta en escena y su impacto visual adquieren una importancia clave, ya que son los elementos que causan la primera impresión. Pero establecer un eje temático pasa por cuidar todos los detalles, desde la elección del espacio, los colores de la escenografía, las texturas de la decoración, la música y el catering, hasta la aromatización.

Promoción del componente lúdico. La aplicación del concepto gamification a los eventos tiene como objetivo acabar con la pasividad del público y conseguir su participación a través del juego. Las presentaciones de más de media hora enPowerPoint pueden provocar que la audiencia acabe perdiendo interés. Es por ello que empiezan a incorporarse talleres prácticos, actividades do it yourself, concursos y juegos de rol, para aumentar la atención y la motivación de los asistentes.

Sostenibilidad. Muchos eventos requieren arquitectura efímera. Pensemos en los stands de las ferias o la decoración de escenarios, por ejemplo. Cada vez son más las empresas que apuestan por actuar con responsabilidad y dejar la menor huella medioambiental posible, incorporando en su interiorismo materiales reciclados, reutilizables y no contaminantes. Así, ya no es sorprendente ver stands con mobiliario de cartón o elaborados a partir de plásticos reciclados.

Reducción de la ostentación. Los grandes eventos corporativos con impactantes puestas en escena están dando paso a otro tipo de formato, más ajustado a la actual situación de crisis económica. En el contexto en el que estamos inmersos, las empresas no pueden –y tampoco quieren– parecer frívolas o dar una imagen de dispendio de recursos, por lo que los actos que organizan denotan más austeridad.

Hibridación. El futuro dirá si las ferias y los congresos presenciales de duración determinada ubicados en un lugar concreto del planeta tienen los días contados. En los últimos años estamos observando un incremento de los e-meetings y de loswebinars. Es verdad que la mejora de las conexiones, las videoconferencias y elvideostreaming permiten crear eventos virtuales, que comportan una importante reducción de los gastos (desplazamientos, alojamiento, alquiler de espacios, etc.) y a la vez una mayor perdurabilidad en el tiempo. Más allá de colgar las ponencias en la web, no obstante, el diseño de eventos 2.0 pasa por habilitar espacios online donde favorecer el networking, la participación activa en las diferentes sesiones y la interacción con los ponentes. 

 

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